Bail commercial : une signature scannée suffit-elle à prouver l’accord des parties ?
La signature d’un bail commercial, d’un avenant, d’une garantie ou d’un protocole transactionnel se fait de plus en plus à distance.
En pratique, il est fréquent qu’une partie imprime un document, le signe, puis renvoie une version scannée par email.
Cette méthode paraît simple. Elle est pourtant juridiquement fragile.
Dans un arrêt du 13 mars 2024, la chambre commerciale de la Cour de cassation a rappelé qu’une signature scannée ne peut pas être assimilée à une signature électronique fiable au sens de l’article 1367 du code civil.
Cette solution présente un intérêt pratique important en matière de bail commercial, où de nombreux actes sont signés dans l’urgence ou à distance.
Ce qu’a jugé la Cour de cassation
Dans l’affaire soumise à la Cour de cassation, une société invoquait l’existence d’une promesse unilatérale de cession de parts sociales.
L’acte comportait des signatures scannées.
Les personnes auxquelles ces signatures étaient attribuées contestaient avoir donné leur consentement.
La Cour de cassation a approuvé la cour d’appel d’avoir rejeté la demande.
Elle rappelle que la signature exigée pour la perfection d’un acte juridique doit permettre :
- d’identifier son auteur ;
- de manifester son consentement aux obligations découlant de l’acte.
La Cour précise surtout que le procédé consistant à scanner des signatures, même s’il peut être valable dans certains cas, ne peut pas être assimilé à une signature électronique bénéficiant d’une présomption de fiabilité.
Autrement dit, une signature scannée ne prouve pas automatiquement que la personne a signé l’acte ni qu’elle a consenti à son contenu.
Signature scannée et signature électronique : une différence essentielle
Il faut distinguer trois situations.
La signature manuscrite originale est apposée directement sur le document papier.
La signature électronique repose sur un procédé technique permettant d’identifier le signataire et de garantir le lien entre la signature et l’acte. Lorsqu’elle répond aux exigences légales, elle peut bénéficier d’une présomption de fiabilité.
La signature scannée, elle, consiste seulement à reproduire l’image d’une signature manuscrite.
Elle peut être copiée, déplacée ou réutilisée.
Elle ne permet pas, à elle seule, de démontrer que la personne a personnellement signé le document ou autorisé l’apposition de sa signature.
Pourquoi cette jurisprudence intéresse le bail commercial
En matière de bail commercial, les actes engageants sont nombreux.
Une signature scannée peut concerner :
- le bail commercial initial ;
- un avenant de renouvellement ;
- un avenant de modification du loyer ;
- un avenant de déspécialisation ;
- un protocole d’échelonnement de dette locative ;
- une reconnaissance de dette ;
- une garantie personnelle ou solidaire ;
- une promesse de cession de droit au bail ;
- un accord sur la résiliation anticipée ;
- un état des lieux ou une restitution de clés ;
- un protocole transactionnel après commandement ou procédure.
Dans tous ces cas, la preuve du consentement est essentielle.
Si une partie conteste avoir signé, la production d’un simple PDF comportant une image de signature peut être insuffisante.
Exemple pratique : un avenant au bail commercial signé par scan
Un bailleur et un preneur commercial échangent par email sur une baisse temporaire de loyer.
Un avenant est préparé. Le document revient signé avec une signature scannée.
Quelques mois plus tard, un litige naît sur le montant du loyer. Le bailleur soutient que l’avenant n’a jamais été valablement accepté. Le preneur produit le PDF signé.
Dans une telle situation, le débat ne portera pas seulement sur le contenu de l’avenant. Il portera aussi sur la preuve du consentement.
- Qui a apposé la signature ?
- Le signataire a-t-il donné son accord ?
- Le document final correspond-il bien à la version acceptée ?
- L’email d’envoi permet-il d’identifier clairement l’auteur ?
- Existe-t-il des échanges antérieurs ou postérieurs confirmant l’accord ?
La signature scannée ne suffira pas toujours à répondre à ces questions.
Exemple pratique : une caution ou garantie signée par scan
Le risque est encore plus important lorsqu’un tiers s’engage.
En bail commercial, le bailleur peut exiger une garantie personnelle, une caution, une garantie autonome ou un engagement d’une société mère.
Si l’acte est transmis avec une signature scannée, puis contesté, le créancier devra démontrer que le garant a réellement consenti à l’engagement.
Or, un engagement de garantie peut avoir des conséquences financières importantes.
La prudence impose donc d’éviter les signatures scannées pour les actes les plus sensibles.
La signature scannée n’est pas toujours nulle
Il ne faut pas tirer de cette jurisprudence une conclusion excessive.
La Cour de cassation ne dit pas qu’une signature scannée est toujours nulle.
Elle dit qu’elle ne bénéficie pas de la même sécurité probatoire qu’une signature électronique fiable.
Une signature scannée peut être prise en compte si elle est corroborée par d’autres éléments :
- échanges d’emails précis ;
- envoi depuis l’adresse habituelle du signataire ;
- validation explicite du document final ;
- absence de contestation immédiate ;
- exécution spontanée de l’acte ;
- paiements conformes à l’accord ;
- comportement postérieur confirmant l’acceptation ;
- historique habituel de signature entre les parties.
Mais en cas de contestation, la partie qui invoque l’acte devra rapporter la preuve du consentement.
L’intérêt pratique pour les bailleurs commerciaux
Pour un bailleur commercial, cette jurisprudence appelle une vigilance particulière.
Un bailleur peut penser avoir obtenu un accord, alors que l’acte signé par scan sera contesté ensuite.
Le risque existe notamment pour un avenant de renouvellement, un accord de paiement échelonné, une renonciation à une procédure, une clause résolutoire suspendue, une résiliation amiable, une garantie donnée par un dirigeant ou une reconnaissance de dette locative.
Dans ces hypothèses, il est préférable d’utiliser une signature manuscrite originale, une signature électronique fiable ou une plateforme de signature avec certificat, horodatage et journal de preuve.
Le gain de temps d’une signature scannée peut coûter cher si l’acte devient ensuite inexécutable.
L’intérêt pratique pour les preneurs commerciaux
Le preneur commercial doit également être prudent.
Il peut recevoir un document signé par scan et penser que le bailleur est définitivement engagé.
Cela peut concerner une autorisation de travaux, un accord de sous-location, une autorisation de cession, un accord de déspécialisation, une promesse de renouvellement, une baisse temporaire de loyer ou une renonciation à poursuivre une clause résolutoire.
Si le bailleur conteste ensuite la signature, le preneur devra prouver que l’accord était réel.
Il faut conserver les emails, les versions successives, les confirmations explicites et les éléments d’exécution.
Les protocoles transactionnels doivent être sécurisés
La vigilance est maximale pour les protocoles transactionnels.
En bail commercial, un protocole peut organiser le paiement d’un arriéré locatif, la suspension d’une procédure d’expulsion, la restitution des locaux, la renonciation à certaines demandes, la fixation d’une indemnité d’occupation ou l’abandon partiel d’une créance.
Ces actes produisent des effets importants.
Une signature scannée contestée peut fragiliser tout le mécanisme transactionnel.
Il est donc recommandé d’utiliser une signature électronique sécurisée ou une signature manuscrite originale, surtout lorsque le protocole met fin à une procédure ou comporte des concessions réciproques.
Bonnes pratiques pour sécuriser un acte de bail commercial signé à distance
1. Utiliser une vraie signature électronique
La solution la plus sûre consiste à utiliser une plateforme de signature électronique fiable, avec identification du signataire, horodatage et dossier de preuve.
2. Identifier clairement le signataire
Pour une société, il faut vérifier l’identité du représentant légal, ses pouvoirs, l’existence éventuelle d’une délégation et la cohérence entre la personne signataire et la qualité mentionnée dans l’acte.
3. Conserver le dossier de preuve
Il faut conserver les emails d’envoi, les versions successives du document, le document final signé, le certificat ou journal de signature électronique et les éléments d’exécution postérieurs.
4. Éviter les scans pour les actes sensibles
Une signature scannée peut être tolérée pour des échanges simples. Elle doit être évitée pour les actes qui créent, modifient ou éteignent des obligations importantes.
5. Faire confirmer explicitement l’accord
Si une signature scannée est utilisée, il est prudent d’obtenir une confirmation claire sur la version finale du document.
Je confirme avoir signé l’avenant joint en version définitive et accepter l’ensemble de ses stipulations.
Ce qu’il faut retenir
La signature scannée n’est pas une signature électronique fiable.
Elle peut être contestée.
Elle ne bénéficie pas, à elle seule, d’une présomption de fiabilité.
En bail commercial, cette solution est importante car de nombreux actes sont signés à distance, parfois dans l’urgence.
Le bailleur, le preneur ou le garant qui veut sécuriser un acte doit privilégier une signature électronique fiable ou une signature manuscrite originale.
À défaut, il faut constituer un dossier de preuve solide.
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Conclusion
L’arrêt rendu par la Cour de cassation le 13 mars 2024 rappelle une règle simple : une image de signature ne suffit pas toujours à prouver le consentement.
En matière de bail commercial, cette solution doit conduire les parties à sécuriser leurs pratiques.
Un bail, un avenant, une garantie ou un protocole ne doit pas reposer uniquement sur un scan de signature lorsque les enjeux sont importants.
La sécurité juridique d’un acte commence par la preuve de son acceptation.
FAQ
Une signature scannée est-elle valable en bail commercial ?
Elle peut être valable, mais elle est fragile. Elle ne bénéficie pas de la présomption de fiabilité attachée à certaines signatures électroniques.
Une signature scannée suffit-elle à prouver l’accord du bailleur ou du preneur ?
Pas nécessairement. Si la signature est contestée, il faudra produire d’autres éléments permettant de démontrer le consentement.
Quelle signature utiliser pour un avenant au bail commercial ?
Il est préférable d’utiliser une signature manuscrite originale ou une signature électronique fiable avec dossier de preuve.
Le risque concerne-t-il les garanties et cautions ?
Oui. Les actes de garantie sont particulièrement sensibles. Une signature scannée contestée peut fragiliser l’engagement.
Que faire si un acte a déjà été signé par scan ?
Il faut conserver tous les échanges, vérifier l’identité du signataire, rechercher les confirmations écrites et, si possible, régulariser l’acte par une signature plus sécurisée.
Sources
- Cour de cassation, chambre commerciale, 13 mars 2024, n° 22-16.487, ECLI:FR:CCASS:2024:CO00138.
- Article 1367 du code civil.